Sie kennen das bestimmt:
Da sitzen Sie im wöchentlichen Abteilungs-Meeting und besprechen die verschiedensten Probleme, die jeder so mitgebracht hat:
Der Vertrieb beklagt sich über die gerade laufenden Marketingaktionen der Konkurrenz und dass man doch jetzt endlich auch etwas tun müsste.
Die Produktion berichtet, dass alle Maßnahmen, die sie bisher ergriffen hat, um mit dem überraschend hohen Ausschuss fertig zu werden, nichts genützt haben. Und das sie völlig im Dunkeln tappen.
Die Technik kommt mit dem Problem, dass immer noch nicht festgelegt wurde, wer denn jetzt die neue Bearbeitungsmaschine liefern soll.
Und die Personalabteilung kämpft noch mit dem Problem, dass sie nicht wissen, wie sie die dringend benötigten Fachleute ansprechen sollen.
Sie haben jetzt zwei Möglichkeiten
Entweder stürzen sich alle sofort auf mögliche Lösungen für das Problem. Jeder schüttet seinen eigenen Erfahrungs- und Wissensschatz aus. Und schon entwickelt sich das Ganze zu einem frustrierenden Erlebnis für alle Beteiligten: weil scheinbar jeder seine Idee als die beste aller Lösungen hält.
Oder aber, Sie machen sich zunächst mal klar, welche Situation bei der jeweiligen Problemstellung vorliegt. Und überlegen sich dann, welche Schritte zur Problemlösung notwendig sind.
Praktische Situationsanalyse
Im Rahmen des strukturierten Problemlösungsprozesses z.B. nach dem PDCA-Zyklus, sind folgende Situationen in der angegebenen Reihenfolge möglich:
- Ursachen-Suche
- Ideen-Suche
- Endscheidung
- Ablauf-Planung
Die Crux bei der Sache ist: es macht keinen Sinn über Lösungen in der Ideen-Suche nachzudenken, wenn die Ursachen eines Problems nicht bekannt sind.
Oder, es macht keinen Sinn über eine Entscheidung nachzudenken, wenn nicht mindestens zwei Ideen existieren.
Bevor also bei einem Problem über irgendwelche Handlungen nachgedacht wird, sollten Sie zunächst klären, welche Situation bei dem jeweiligen Problem vorliegt – und dann handeln.
Die aktuelle Situation identifizieren
Um die jeweilige Situation bei einer bestimmten Problemstellung zu identifizieren, eignen sich die Schlüsselfragen aus dem folgenden Schaubild:
Abfragesystematik:
Als erstes wäre zu klären, ob es überhaupt eine Abweichung von einem Soll-Zustand gibt. Wenn diese Frage verneint wird, weil es gar keinen Soll-Zustand = Standard gibt, dann kann es sich bei der Ist-Situation auch um kein Problem handeln. Es handelt sich dann um keine Situation im Rahmen des Problemlösungsprozesses. Es könnte aber notwendig sein, jetzt einen Sollprozess festzulegen.
Beispiel: Der Controller regt sich über die zu hohen Ausschusskosten auf. Der Produktionsleiter entgegnet, dass es gar keine Zielvorgabe gibt. Dann ist es müßig weiter über das Thema zu diskutieren, bevor nicht ein Ziel für die Ausschusskosten festgelegt wurde.
Wenn aber eine Abweichung von einem Soll- bzw. Zielzustand vorliegt, ist als nächstes mit der 2. Frage zu klären, ob die Ursachen zu suchen sind. Wenn ja, wäre der nächste Schritt eine strukturierte und systematische Ursachenanalyse des Problems.
Liegt laut Frage 1 jetzt ein Problem vor, die Ursachen sind jedoch schon bekannt, soll mit Frage 3 geklärt werden, ob es bei dem jeweiligen Problem darum geht, dass Lösungen für bekannte Ursachen fehlen. Dann wäre für diese Situation der nächste Schritt eine entsprechende Ideensuche.
Geht es bei dem jeweiligen Problem aber vielleicht darum, dass es zwar Ideen für die Lösung eines Problems gibt, es aber trotzdem irgendwie nicht weitergeht, wäre es jetzt an der Zeit, einen Entscheidungsprozess in Gang zu setzen.
Sind jetzt die Ursachen bekannt, eine Entscheidung über die beste Alternative bei den Lösungen getroffen, aber bei der Umsetzung der Maßnahmen gibt es Probleme, dann hängt es höchstwahrscheinlich an der fehlenden Ablaufplanung. Also, was, von wem bis wann wie zu erledigen ist.
Problem ist nicht gleich Problem
Wie Sie sehen, ist es sinnvoll, bevor irgendwelche Maßnahmen zur Problemlösung diskutiert werden, sich ein Bild über die jeweilige Situation zu machen. Ordnen Sie deshalb zunächst jeder Situation die entsprechende Maßnahme zu entsprechend der PDCA-Routine zu:
Ursachenanalyse –> Ideensuche –> Entscheidung –> Maßnahmenplanung
Mit dieser Systematik sollten Sie jetzt in der Lage sein, bei Besprechungen über die täglichen Probleme im Betriebsablauf schneller auf den Punkt zu kommen.
Und die eingesparte Zeit zur Lösung echter Probleme einzusetzen.
Damit die vielen Kühe schnellstmöglich vom Eis kommen. Denn in der Ferne warten schon die nächsten Kühe, die sich auf das Eis verirren.
Sie wollen jetzt den nächsten Schritt machen?
Sie haben jetzt den Entschluss gefasst, etwas zur Senkung der Fehlerrate und Fehlerkosten in Ihrem Unternehmen oder in Ihrem Verantwortungsbereich zu tun?
Dann schlage ich Ihnen vor, als erstes ein unverbindliches Orientierungsgespräch zu führen, wie wir gemeinsam das Fehlermanagement und den Problemlösungsprozess in Ihrem Unternehmen auf das nächste Level heben können. Damit Sie die Arbeitsunfälle, Qualitätsmängel, Produktionsstörungen, Nacharbeitskosten usw. endlich in den Griff bekommen.